Die günstigsten Rechnungssoftware Anbieter 2020

Geld und Zeit sparen durch günstige Rechnungssoftware

Gerade in kleinen Betrieben wird jede freie Hand gebraucht und darum fällt es schwer, zwei geschickte und tatkräftige Hände für lästige, aber nötige Büroarbeiten abzustellen. Leider können sich nur wenige Kleinbetriebe oder Selbständige den Luxus einer Vollzeit Sekretärin mit Kenntnissen im Rechnungswesen leisten. Das heißt, dass die Büroarbeiten in der knapp bemessenen Freizeit erledigt werden müssen. Aber hier gibt es eine einfach und simple Lösung: eine günstige Rechnungssoftware. Diese umfangreiche Büroprogramme können die Schreibarbeiten nicht nur erleichtern, sie erinnern auch an wichtige Termine, machen Kundenunterlagen überall zugänglich und können viele Vorgänge wie Rechnungen schreiben oder die Buchhaltung automatisch miterledigen. Eine online Rechnungssoftware kann sogar einen eigenen Kundenstamm erfassen und auf Wunsch auch eine Statistik über den Zustand der eigenen Firma erstellen. Sie sammeln sogar alle Steuerunterlagen aus den letzten Jahren und erstellen einen Überblick für das Finanzamt. Es gibt viele Rechnungssoftware Anbieter in Deutschland, deren Angebote sich teilweise erheblich unterscheiden und mit ganz unterschiedlichen Funktionen und Features aufwarten können. Viele günstige Rechnungssoftware Anbieter bieten ihre Software sogar zu einem mehrtägigen, kostenfreien Test an. Während dem Test kann der User feststellen, ob er die Rechnungssoftware günstig leasen oder kaufen möchte.

Wer braucht eine günstige Rechnungssoftware?

Die klassischen Kunden für die Rechnungssoftware Anbieter in Deutschland sind kleinere Betriebe, Selbständige und Freiberufler, deren Unternehmen zu klein für eine Sekretärin oder eine Buchhaltung sind. Allerdings gehen immer mehr mittlere Betriebsgrößen dazu über, eine online Rechnungssoftware zu nutzen. Zudem finden immer mehr Privathaushalte, dass eine günstige Rechnungssoftware auch ihre Haushaltskasse besser verwaltet und ihnen viele lästige Aufgaben abnimmt. Also wirkt sich eine Rechnungssoftware günstig auf die Zeitersparnis aus und schont obendrein die Nerven bei den Menschen, die Buchhaltungsaufgaben als lästig empfinden. Eine online Rechnungssoftware kann beispielsweise viel schneller und einfacher Routineaufgaben erledigen wie neue Kunden in die Datenbank aufnehmen, Angebote erstellen oder auch Rechnungen für geleistete Dienste erstellen und sie versandfertig machen. Alle wichtigen Geschäftsunterlagen kann eine günstige Rechnungssoftware der Anbieter erstellen und damit Fachkräfte für wichtige Aufgaben freistellen. Auch die von Banken, dem Finanzamt oder anderen Behörden immer wieder angeforderten Statistiken kann die Rechnungssoftware günstig und automatisch zusammenstellen. Selbst eine zeitraubende Aufgabe wie das Erstellen, verwalten oder informieren von Kunden, erledigt diese Software unbeaufsichtigt, währedn sie die Kundendatenbank aktualisiert. Aufgrund ihrer vielseitigen Verwendungsmöglichkeiten, wächst die Beliebtheit der online Rechnungssoftware, die leicht und ohne große Vorkenntnisse in diesem Bereich genutzt werden kann.

Was sollte eine online Rechnungssoftware können?

Zunächst sollte sich ein User genau überlegen, welche Funktionen er für seinen Betrieb oder seinen Bedarf überhaupt braucht. Ein Privathaushalt hat da andere Bedürfnisse als ein Unternehmen mit zwanzig Angestellten. Hier sollte sich jeder Interessent zunächst informieren, welche Funktionen für ihn wichtig sind und auf welche er getrost verzichten kann. Da die Hersteller meist unterschiedliche Features und Funktionen verwenden, lässt sich so leichter erkennen, welche günstige Rechnungssoftware Anbieter den eigenen Bedürfnissen am meisten entgegen kommen. Es lohnt sich nicht, ein riesiges Komplettpaket an Rechnungssoftware für teures Geld zu ordern, um hinterher festzustellen, dass eine günstige Rechnungssoftware mit wenigen Funktionen völlig ausgereicht hätte.

Trotzdem sollte ein Rechnungssoftware Anbieter in Deutschland alle wichtigen Features und Funktionen anbieten, die für ein Unternehmen oder einen Kleinbetrieb wichtig sein können. Schließlich soll diese Software die Arbeitsabläufe erleichtern und Zeit wie Arbeitskräfte einsparen. Daher ist eine simple Handhabung und leichte Bedienbarkeit der Oberfläche besonders wichtig und gehört zu den Kauf entscheidenden Kriterien. Eine solche Software sollte so gestaltet sein, dass sie für Anfänger leicht zugänglich ist, aber auch den Ansprüchen eines Profis gerecht wird. Nur so können flüssige Arbeitsabläufe bei allen Mitarbeitern garantiert werden. Zur Grundausstattung sollten immer alle relevanten Features gehören, der User gerade braucht. Dabei sollten die Kosten in einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis angesiedelt sein.

Da sich diese Software und Technologie ständig weiter entwickelt oder sich aufgrund von gesetzlichen Veränderungen angepasst werden muss, sollte sie auch upgradefähig sein. Das gilt auch für solche Funktionen wie das Online-Banking, damit die Rechnungssoftware die Eingänge der Rechnungsbeträge kontrollieren oder eventuell abmahnen muss, wenn eine Rechnung nicht termingerecht bezahlt wurde. Aktuelle Programme setzen dabei vor allem auf E-Billing, wobei alle Rechnungen, Angebote oder anderer Schriftverkehr nur noch elektronisch erstellt und versand wird. Das reduziert die Versandkosten nachhaltig und alle Unterlagen sind im Handumdrehen zugestellt.

Was beim Kauf von Rechnungssoftware beachten?

Wer sich eine Rechnungssoftware für sein Unternehmen oder für Zuhause zulegen möchte, sollte zunächst ein Blick in die Ausstattung werfen. Sie sollte unbedingt alle Bereiche abdecken, für die sie benötigt wird. Wenn es sich dabei um günstige Rechnungssoftware handelt, ist es um so besser für den Käufer. Aber zunächst muss einmal der Umfang des Angebots geprüft werden. Allerdings ist die Auswahl an Angeboten enorm und es gibt zudem zahlreiche gute Anbieter, weshalb die Auswahl oft schwer fällt. Hier hilft es, sich die einzelnen Anbieter in einem Testvergleich anzuschauen. Dort werden die einzelnen Features und Funktionen dargestellt und die Leistungen miteinander verglichen. Dadurch bekommen auch Laien einen guten Überblick über das vielfältige Angebot und eine Übersicht, ob eine Rechnungssoftware für ihn günstig oder zu teuer ist. Die Rechnungssoftware Anbieter in Deutschland haben alle ein Merkmal, dass ihre Software von der Konkurrenz unterscheidet.

Es gibt aber auch andere Features, die praktisch jeder günstige Rechnungssoftware Anbieter in seinem Leistungsumfang aufgenommen hat wie das Thema Kundenverwaltung oder die beliebte Funktion der Rechnungserstellung. Bei diesem Punkt ist es wichtig, dass immer die aktuellen Vorgaben des Gesetzgebers eingehalten werden. Da sich hier Bestimmungen innerhalb weniger Monate ändern können, sollte der Anbieter ein passendes Update bereitstellten. Hier empfiehlt sich vor allem die online Rechnungssoftware, da sie leicht zu aktualisieren ist und einen komfortablen Zugang zu verschiedenen Netzwerken haben kann. Bei einer Online-Lösung ist vor allem das E-Billing vorteilhaft, denn so die gesamte Korrespondenz, wie auch Angebote, Rechnungen oder auch Gutschriften online abgewickelt werden. Jedoch kann diese webbasierte Rechnungssoftware auch genauso die betrieblich erforderlichen Statistiken anfertigen, wobei dieser Vorgang im wesentlichen automatisiert ist. Auch die Rechnungen können innerhalb eines gewünschten Zeitraumes erstellen und versendet werden.

Rechnungssoftware organisiert Warenwirtschaft

Es gibt Rechnungssoftware Anbieter in Deutschland, die unter ihren zahlreichen Features Funktionen haben, die die Warenwirtschaft wie das Bestandswesen eines Betriebes kontrollieren könne. Dabei kann gleichzeitig der vorhandene Kundenstamm einbezogen werden. Dabei werden pro Einkauf überschaubare Darstellungen erstellt und der Schriftverkehr dem jeweiligen Verhalten angepasst. Bei Bedarf können Statistiken zu jedem Vorgang erstellt werden, was sehr hilfreich ist, wenn der aktuelle Status eines Kunden inklusive der vorhandenen Rabatte überprüft werden soll. Das entscheidende Merkmal dieser komplexen Tools ist grafische Aufbereitung der Vorgänge, damit der User in sekundenschnelle den Status quo erfassen und dementsprechend reagieren kann.

Trotzdem müssen die üblichen, relevanten Funktionen in einer online Rechnungssoftware vorhanden sein, damit das Unternehmen die günstige Rechnungssoftware in ihrer Gesamtheit nutzen kann. Bei einer Rechnungssoftware ist es günstig, wenn sie reibungslose Arbeitsabläufe im Betrieb unterstützen kann. Eine Rechnungssoftware, die günstig ist, aber nur einfach Rechnungen erstellen kann, ist für die meisten Betriebe zu einfach gestaltet und lohnt die Anschaffungskosten nicht. Sie sollte schon zahlreiche Features und Funktionen aufweisen, die allerdings alle leicht zu bedienen sein sollten.

Auf die Rechtssicherheit achten

Buchhaltung ist mehr als nur ein paar Papiere abheften und Rechnungen schreiben, denn es gibt für Freiberufler, Selbständig und Klein- bis Mittelständische Betriebe viele gesetzlich Vorgaben, die strikt eingehalten werden müssen. Es ist also wichtig, dass sich entweder derjenige, dem die Buchhaltung obliegt, sich in diesem Thema ständig auf dem Laufenden hält. Oder Sie entscheiden sich für eine Rechnungssoftware, die die aktuelle Rechtssicherheit bietet. Viele Rechnungssoftware Anbieter in Deutschland haben ihre Software so gestaltet, dass sie die gewünschte Rechtssicherheit gewährt. Allerdings sollte ein User zuvor überprüfen, ob die von ihm ausgewählte günstige Rechnungssoftware auch die erwartete Rechtssicherheit bietet. Hier kann Fehler unangenehme Folgen haben.

Wichtig ist, dass die online Rechnungssoftware Rechnungen erstellt, die laut der gesetzlichen Vorgaben als juristisch einwandfrei gelten. Wenn ihre Rechnungssoftware günstig ist, aber aus dem Ausland stammt, sollten Sie nicht davon ausgehen, dass hier auch eine Rechtssicherheit nach deutschen Maßstäben gegeben ist. Darum sind Rechnungssoftware Anbieter aus Deutschland in vielen Fällen die bessere Wahl, obgleich sie auch aus dem Europäischen Ausland stammen können. Sie müssen sich nach dem deutschen wie auch dem EU-Recht richten. Außerdem sollte eine regelmäßige Update-Funktion vorhanden sein, um sich laufen auf den neusten Stand zu halten. So wurde beispielsweise Ende 2014 die fachgerechte Buchführung in elektronischer Form (GoBD) auf den neusten Stand gebracht und diese Richtlinien sind noch immer bindend.

Aber die Rechtssicherheit bezieht sich nicht nur auf das Schreiben korrekter Rechnungen. Es geht um die Aufbewahrung von Quittungen und anderen Unterlagen und Dokumenten, die über einen längeren Zeitraum immer einsehbar sein müssen. Eine günstige Rechnungssoftware kümmert sich auch um die Ablage von wichtigen Dokumenten und organisiert die Vorlage auf einen Mausklick. Die Rechtssicherheit der Unterlagen ist aber auch wichtig, wenn sie dem Finanzamt vorgelegt werden sollen. Damit muss die günstige Rechnungssoftware zurechtkommen.

Webbasierte oder mobile günstige Rechnungssoftware

Gerade kleinere Betriebe oder Selbstständig benötigen eine Rechnungssoftware, auf die sie überall und jederzeit Zugriff haben. Darum sollte ein Rechnungssoftware Anbieter aus Deutschland neben der normalen Software auch eine App anbieten, die sich auf dem Smartphone oder auf einem Tablett verwenden lässt. So kann der User jederzeit die letzte Rechnung aufrufen oder das Angebot an den Kunden noch einmal verbessern. Diese ständige Verfügbarkeit aller Unterlagen, auf die der User durch das entsprechende Programm Zugriff hat, macht ihn flexibler und spart gleichzeitig Arbeitszeit. Hierfür eignet sich vor allem eine online Rechnungssoftware, die ihre Daten permanent in einer Cloud speichert. Diese schnellen und komfortablen Lösungen kosten meist monatlich einen Grundbetrag, bietet dadurch aber viel Unabhängigkeit und eine sichere Aufbewahrung der Daten durch eine hochwertige Verschlüsselung.

Allerdings hat diese komfortable Lösung einen gewissen Nachteil. Die Cloud ist ein webbasierter Speicher, der sich ständig irgendwelchen Angriffen von Seiten der Hacker oder anderer krimineller Elemente ausgesetzt sieht. Zwar ist kaum mehr eine Firma sicher davor, von der Konkurrenz ausspioniert zu werden. Jedoch gibt es sichere Methoden, seine sensiblen Daten aufzubewahren. Hochsensible Daten sollten auf einem sicheren Datenspeicher gelagert werden, der nach Möglichkeit nicht dauerhaft mit dem Internet verbunden sein. Was nicht verbunden ist, kann nicht gehackt werden. Es ist sehr schwierig, die eigenen Daten ins Netz zu stellen und dabei die höchste Sicherheit zu erwarten. Es kommt bei dieser Planung auch darauf an, welches Angebot günstige Rechnungssoftware Anbieter machen. Wer mit den Sicherheitsvorkehrungen der Anbieter zufrieden ist, sollte sie aufgrund der Bequemlichkeit und der Verfügbarkeit nutzen. Die andere Frage ist, wie lange ist diese Sicherheitsstufe verfügbar und erfolgt die Sicherung der Daten automatisch oder muss der User noch besondere Maßnahmen dafür ergreifen? Trotz dieser Schwierigkeiten bezüglich der Sicherheit und Verschlüsselung der Daten, wird die Zukunft der Rechnungssoftware sicher dem Cloud Datenspeicher gehören.

Martin Blond erfahrener Sportwetten- und Casinoautor

Martin Blond | Aktualisiert am: 2020-06-25 23:44:09

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